Als Rechtsanwalts- und Steuerkanzlei sind wir für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich. Daten sind personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft, einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können.
Zum 25. Mai 2018 tritt die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft.
Um den uns übertragenen Auftrag erfüllen zu können, benötigen wir personenbezogene Daten.
Selbstverständlich hat unsere Kanzlei bereits bisher die größtmögliche Sorgfalt im Umgang mit den anvertrauten Daten und Informationen aufgewandt. In Rechtsanwalts- und Steuerkanzleien unterliegen Daten unabhängig von den gesetzlichen Neuregelungen den standesrechtlichen Verschwiegenheitspflichten aus § 203 StGB sowie §§ 57 und 62 StBerG und § 43 a BRAO. Die Einführung der DSGVO möchten wir nutzen, Sie auf einige Dinge hinzuweisen.
Verarbeitungszwecke und Kategorie der personenbezogenen Daten:
Zur Bearbeitung Ihres Auftrages erfassen wir regelmäßig auch Daten zu Familienstand, Kindschaftsverhältnissen und der Religionszugehörigkeit, woraus ggf. auch weitere Rückschlüsse gezogen werden können. Durch die Erfassung von Sonderausgaben (z.B. Spendenbescheinigungen) und / oder außergewöhnlichen Belastungen können ggf. Informationen zu Parteizugehörigkeiten bzw. der Verbundenheit mit bestimmten gesellschaftlichen Gruppen sowie zu Erkrankungen erhoben werden. Diese Datengruppen gehören gemäß DSGVO zu den besonders schützenswerten sogenannten „sensiblen“ Daten.
Darüber hinaus werden sämtliche einschlägige Daten zu Besitz-, Beschäftigungs- und Einkommensverhältnissen erfasst, sowie die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten zu Vorsorgebeiträgen, Renteneinkünften und geleisteten Steuervorauszahlungen abgerufen und verarbeitet. Durch die Speicherung der Steueridentifikationsnummer und der Steuernummer erfolgt die direkte Verknüpfung der Daten mit Ihrer Person. Die uns zur Bearbeitung überlassenen Belege werden archiviert, ebenso die ergangenen Steuerbescheide.
Empfänger der gespeicherten Daten ist häufig das für Sie zuständige Finanzamt. Ihre Steuererklärungen werden jeweils nach expliziter Freigabe von uns elektronisch im ELSTER Verfahren unter Nutzung des DATEV- Rechenzentrums an die Finanzverwaltung übermittelt. Auf Ihre ausdrückliche Anweisung können ggf. weitere Empfänger dieser Daten in Betracht kommen. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Banken / Sozialkassen / Familienkassen / Jobcenter / Elterngeldstellen / berufsständische Versorgungswerke (Aufzählung nicht abschließend). Bitte beachten Sie, dass eine Übersendung entsprechender Fragebögen mit dem Auftrag diese auszufüllen, gleichzeitig die Erlaubnis beinhaltet, die angefragten Daten in Ihrem Namen an die betreffenden Stellen weiterzuleiten.
Die Dauer der Datenspeicherung richtet sich regelmäßig nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bzw. den steuerlichen Verjährungsfristen. Die Aufbewahrungsfristen treffen grundsätzlich die Steuerpflichtigen persönlich; im Rahmen der Mandatserteilung betrachten wir es als unserer Aufgabe, Sie hier zu unterstützen. Unterlagen, die auch nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht relevant sind (z.B. Dauerverträge wie Miet- und Pachtversträge, Gesellschaftsverträge, Kaufverträge etc.) werden auch über die reguläre 6 bzw. 10 Jahresfrist gespeichert bzw. aufbewahrt).
Sie haben jederzeit das Recht auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung. Sie haben darüber hinaus das Recht, jederzeit Auskunft über die bei uns gespeicherten persönlichen Daten zu verlangen. Soweit Sie uns diese nicht selbst zur Verfügung gestellt haben, sind Sie berechtigt, Auskunft über Datenquellen zu erlangen.
Sollten Sie trotz größtmöglicher Sorgfalt einen Verstoß gegen Datenschutzrechte vermuten, bitten wir Sie, sich unverzüglich mit der Datenschutzbeauftragten unserer Kanzlei in Verbindung zu setzen. Auf Wunsch wird Ihre Anfrage selbstverständlich vertraulich behandelt. Sie haben das Recht, zeitnah eine Antwort zu Art und Umfang der getroffenen Abhilfemaßnahmen zu erhalten. Ihr Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde bleibt hiervon unberührt.
Für Mandanten, die uns mit der Fertigung ihrer betrieblichen Finanzbuchhaltung, der Erstellung von Jahresabschlüssen und der betrieblichen Steuererklärungen beauftragt haben, gilt über die oben genannten Grundsätze hinaus Folgendes:
Rechnungswesen- Daten (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankdaten sowie Kassenbelege) werden im System Kanzlei- Rechnungswesen der DATEV verarbeitet und gespeichert. Die Übermittlung der betrieblichen Steuererklärungen erfolgt aus diesem System über Schnittstellen in die betrieblichen Steuerprogramme. Die Übermittlung dieser Daten an die Finanzverwaltung und ggf. den elektronischen Bundesanzeiger erfolgt elektronisch über das DATEV-Rechenzentrum. Die Übermittlung an Banken erfolgt in der Regel per Email.
Geschäftsführer von Personen- und Kapitalgesellschaften sind gehalten, die von Ihnen gemeldeten Mitgesellschafter auf die Speicherung der persönlichen Daten und die Weitergabe der Daten an uns als beauftragte Dienstleister zu informieren.
Für Mandanten, die uns darüber hinaus mit der Fertigung der Lohnbuchhaltung beauftragt haben, gilt darüber hinaus Folgendes:
Im Rahmen der Lohnabrechnung werden personenbezogene Daten Ihrer Mietarbeiter erhoben und verarbeitet. Mit der Beauftragung der Lohnabrechnungen gehen wir davon aus, dass Ihnen die Einwilligung Ihrer Mitarbeiter zur Verarbeitung und Weitergabe dieser Daten (an uns als Dienstleister) vorliegt. Bitte machen Sie Ihre Mitarbeiter auf ihre Rechte hinsichtlich Einsichtnahme und Löschung ihrer Daten aufmerksam. Aus Gründen der Arbeitsökonomie sollen Anfragen der Mitarbeiter zu den bei uns gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten im Regelfall möglichst über Sie als Arbeitgeber erfolgen.
Waiblingen, den 18.05.2018
Dr. Schuhmann
Rechtsanwalt
